TAIFUN-Blog

Juni 2021

TAIFUN-Tipp: Volltextsuche mit TAIFUN openSearch

Mit der Volltextsuche TAIFUN openSearch können Sie einfach oder präzise suchen, um in TAIFUN Datensätze zu finden.

Wenn Sie TAIFUN bereits länger nutzen und viele Datensätze angelegt haben, werden Sie früher oder später in die Situation geraten, dass Sie bestimmte Datensätze suchen und natürlich nicht alle Datensätze durchblättern möchten, um diese zu finden. Selbstverständlich müssen Sie das auch nicht tun! In TAIFUN gibt es verschiedene Wege, wie Sie Datensätze suchen und finden können.

Möglichkeiten zur Suche

Grundsätzlich gibt es folgende Möglichkeiten zur Suche:

  • Suche im Suchmodus eines Fensters
  • Suche im Blättermodus eines Fensters
  • Volltextsuche

Mit den ersten beiden Möglichkeiten wollen wir uns gar nicht lange aufhalten, da sie auch sehr einfach zu bedienen sind. Nur so viel: Wenn wir ein Fenster, z.⁠ ⁠B. Mitarbeiter öffnen, wird es im Suchmodus geöffnet. Wir können in eines der dunkelblau hinterlegten Felder einen Suchbegriff eingeben und dabei auch die Platzhalter ? oder * verwenden. Auf Platzhalter werden wir später noch eingehen. Mit der Schaltfläche Suchen (Taste Eingabe) wird der erste zur Suche passende Datensatz geöffnet. Im Blättermodus können wir mit der Schaltfläche S die sequenzielle Suche aufrufen. Wir geben einen Suchbegriff ein und klicken auf Ok. Nacheinander werden nun die Datensätze angezeigt, die diesen Suchbegriff in einem ihrer Felder enthalten.

Diese beiden Möglichkeiten eignen sich für eine schnelle, einfache Suche, kommen aber an ihre Grenzen, wenn die Suchkriterien spezieller werden. Dann hilft uns die Volltextsuche TAIFUN openSearch weiter. TAIFUN openSearch ist eine für Suchfunktionen optimierte Datenbank. Wir müssen sie einmal einrichten, können dann aber sehr effizient damit suchen.

TAIFUN openSearch einrichten

Falls noch nicht geschehen, müssen wir TAIFUN openSearch zunächst installieren. Dazu wählen wir Hilfe > Auf Updates prüfen und folgen dem üblichen Installationsprozess. Bei der Frage nach den zu installierenden Programmen im Setup wählen wir TAIFUN openSearch aus.

Nach der Installation wählen wir im TAIFUN-Hauptprogramm Konstanten > Hauptkonstanten > Volltextsuche. Die klassische Volltextsuche bietet im Gegensatz zu TAIFUN openSearch nur sehr eingeschränkte Funktionen. Wir wählen daher im Feld Typ die Einstellung openSearch. In der Gruppe Verbindung tragen wir den Rechner, auf welchem TAIFUN openSearch installiert ist, und den zugehörigen Port ein. Diese Daten können wir auch im Installationsverzeichnis von TAIFUN openSearch in der Datei TAIFUN.txt nachsehen.

Nun können wir einige Einstellungen vornehmen. Wir können entscheiden, ob TAIFUN openSearch hinsichtlich Geschwindigkeit oder Zeit optimiert werden soll. In unserem Beispielunternehmen möchten wir, dass die Suche möglichst schnell ist und halten dafür ausreichend Festplattenkapazität bereit. Wir wählen daher Geschwindigkeit. In den folgenden Feldern können wir für einige Daten festlegen, ob sie bei der Volltextsuche berücksichtigt werden sollen.


Einrichtung von openSearch. Die Hintergrundaktualisierung sorgt dafür, dass Änderungen am Datenbestand bei der Suche berücksichtigt werden können.

Wir möchten anschließend im Detail einstellen, welche Datenbanktabellen in die Volltextsuche aufgenommen werden sollen und welche nicht. Dazu wechseln wir zur Registerkarte Suchtabellen. Dort sind alle Datenbanktabellen aufgeführt, für die Volltextsuche mit openSearch möglich ist. Wir setzen nun bei allen Datenbanktabellen, die wir in die Suche aufnehmen möchten, ein Häkchen in der Spalte Aktiv. Außerdem wählen wir, wo möglich, ob auch benutzerdefinierte Zusatzfelder einbezogen werden sollen. Je mehr Datenbanktabellen wir zur Suche hinzufügen, desto länger wird der erstmalige Datenaufbau für die Volltextsuche dauern. Datenbanktabellen, die wir nicht auswählen, können aber natürlich auch nicht durchsucht werden. Wir sollten daher überlegen, wo die Volltextsuche in unserem Unternehmen wirklich benötigt wird und wo nicht.

In unserem Beispielunternehmen gibt es eine Abteilung Systemadministration, die für die Einrichtung und Verwaltung von TAIFUN openSearch zuständig ist. Daher stellen wir auf der Registerkarte Sonstiges diese Abteilung als Empfänger für Posteingänge bei Fehlern im Zusammenhang mit TAIFUN openSearch ein.

Nachdem wir alle Einstellungen vorgenommen haben, wählen wir Speichern und schließen damit das Fenster. Es erscheint nun eine Abfrage, ob wir die Daten für die Volltextsuche aufbereiten möchten. Dieser Datenaufbau ist notwendig, damit die Daten, in denen openSearch suchen soll, zum openSearch-Server übertragen werden können. Wir bestätigen die Abfrage mit Ja. Der Datenaufbau wird nun ausgeführt. Er läuft im Hintergrund, dauert aber eine Weile. Wir können währenddessen weiterhin in den TAIFUN-Programmen arbeiten, jedoch die Volltextsuche noch nicht verwenden.

Einfache Suche

Wenn das Fenster, das den Status der Datenübertragung anzeigt, verschwunden ist, ist der Datenaufbau abgeschlossen. Wir können die Volltextsuche nun verwenden. Gehen wir von folgendem Beispiel aus: Ein Kunde möchte ein Angebot für die Installation einer speziellen Photovoltaikanlage auf einem Flachdach – was in unserem Unternehmen bisher nur selten durchgeführt wurde. Wir möchten die bisherigen Angebote für Photovoltaikanlagen auf einem Flachdach finden, um uns für das aktuelle Angebot daran orientieren zu können. Wir öffnen nun also das Fenster Angebot im Suchmodus. Dort wählen wir die Schaltfläche Volltextsuche. Im Fenster Volltextsuche geben wir nun in das gelb hinterlegte Suchfeld unseren Suchausdruck ein: Photovoltaik Flachdach -Schrägdach. Damit suchen wir nach allen Angeboten, welche die beiden Wörter bzw. Wortteile Photovoltaik und Flachdach enthalten, aber nicht das Wort bzw. den Wortteil Schrägdach. Die Suchergebnisse werden im oberen Teil des Fensters angezeigt und aktualisiert, noch während wir tippen.

Einstellungen zu Suchergebnissen

Wir möchten nun die Suchergebnisse nach Belegdatum sortieren. Mit der Schaltfläche Einstellungen gelangen wir zum Fenster openSearch – Einstellungen. Dort können wir einstellen, wie die Suchergebnisse angezeigt werden. Wir wählen im Feld Auflistung Tabellarisch und im Feld Sortierung Belegdatum und schließen die Einstellungen wieder.


Einfache Suche. Die gefundenen Angebote enthalten alle die Wortteile Photovoltaik und Flachdach. In der tabellarischen Auflistung können wir – wie in Listenansichten üblich – konfigurieren, welche Spalten angezeigt werden.

Expertensuche

In unserem Unternehmen haben wir einige Adressen, die sowohl Kunden als auch Lieferanten sind. Eine davon ist die Adresse mit dem Matchcode Stiefenhofer. Wir wollen nun nach allen Rechnungen und Eingangsrechnungen der Adresse Stiefenhofer suchen, die vor dem 01.01.2021 erledigt wurden. Solche Suchanfragen sind mit der einfachen Suche nicht zu bewerkstelligen, aber wir können die Expertensuche dafür nutzen. Vorhin haben wir die Volltextsuche direkt aus dem Angebot heraus aufgerufen. Das ist prinzipiell auch mit allen anderen Datensätzen möglich, auch die Expertensuche ist auf diesem Wege aufrufbar. Wir möchten in diesem Fall aber sowohl Ausgangsrechnungen als auch Eingangsrechnungen finden, d.⁠ ⁠h. in verschiedenen Datensatztypen suchen. Daher rufen wir unter Module > Volltextsuche > Suchen die allgemeine Volltextsuche auf. In der Auswahlliste oben wählen wir Alles. Dies bedeutet, dass in allen Daten, die TAIFUN openSearch zur Verfügung stehen, gesucht wird. Im unteren Bereich des Fensters klicken wir auf die Schaltfläche , um die Expertensuche zu öffnen.

Wir klicken auf Ausdruck. Im Fenster Ausdruck können wir nun den ersten Teil unseres Suchausdrucks eingeben. Im Feld Tabelle wählen wir Rechnungen. Im Feld Feld wählen wir Kunde-Matchcode. Im Feld Operator wählen wir Gleich (=). In das Feld Wert tragen wir den Matchcode unserer Adresse ein: Stiefenhofer. Das Feld Variable belassen wir vorerst auf Nein. Wir klicken auf Übernehmen und schließen damit das Fenster. Als nächstes wollen wir die Bedingung verknüpfen, dass die Rechnung vor dem 01.01.2021 erledigt wurde. Wir klicken zuerst auf Verknüpfung. Dadurch wird eine UND-Verknüpfung angelegt. Danach klicken wir wieder auf Ausdruck. Das Fenster Ausdruck kennen wir bereits. Wir geben unter Tabelle wieder Rechnungen ein. Unter Feld wählen wir Belegdatum. Als Operator wählen wir Kleiner als (<) und tragen unter Wert das Datum 01.01.2021 ein.

Damit haben wir die erste Hälfte unseres Suchausdrucks erstellt. Wir möchten ja aber auch Eingangsrechnungen in die Suche einbeziehen. Daher setzen wir nun erstmal mit den Schaltflächen ( und ) Klammern um den gesamten bisherigen Ausdruck. Dann klicken wir erneut auf Verknüpfung. Anschließend klicken wir auf den eingefügten UND-Operator und ändern ihn in einen ODER-Operator. Nun wiederholen wir die Schritte zum Einfügen der bisherigen Teilausdrücke, nur dass wir diesmal statt der Tabelle Rechnungen die Tabelle Eingangsrechnungen wählen und statt dem Feld Kunde-Matchcode das Feld Lieferant-Matchcode. Auch um diesen Teilausdruck setzen wir Klammern. Um die Suche zu starten, klicken wir nun auf die Schaltfläche Suchen.


Expertensuche. So sehen unser kompletter Suchausdruck und die kompakte Auflistung der Suchergebnisse aus.

Mit Platzhaltern suchen

Was wäre nun aber, wenn wir den genauen Matchcode der Adresse nicht kennen? Wir sind uns beispielsweise nicht sicher, ob der Name mit f (Stiefenhofer) oder mit v (Stiefenhover) geschrieben wird. Außerdem wissen wir nicht, ob hinter dem Namen noch ein Zusatz wie GmbH steht oder nicht. Wir könnten den genauen Matchcode natürlich nachschlagen, z.⁠ ⁠B. in den Adressstammdaten, aber es geht auch einfacher. Für solche Fälle gibt es Platzhalter, die wir in Werte der Expertensuche einfügen können. Der Platzhalter ? steht für genau ein beliebiges Zeichen. Der Platzhalter * steht für beliebig viele beliebige Zeichen. So können wir den Matchcode schreiben als Stiefenho?er* und schließen damit die verschiedenen oben genannten Optionen mit ein. Wir sollten dabei allerdings auch bedenken, dass es möglicherweise verschiedene Adressen mit ähnlichem Matchcode geben kann, die dann ebenfalls gefunden werden.

Suchausdruck speichern

Mit solch einem Suchausdruck können wir sehr effizient suchen, aber es bedeutet schon etwas Aufwand, diesen zu erstellen. Wenn wir öfters ähnliche Suchen durchführen möchten, wäre es lästig, jedes Mal aufs Neue den Suchausdruck zu erstellen. Für solche Fälle können wir Suchausdrücke speichern. Nun möchten wir aber nicht immer nach der Adresse Stiefenhofer suchen und auch das Datum wird nicht immer dasselbe sein. Zu diesem Zweck können wir vor dem Speichern Variablen in den Suchausdruck einfügen.

Wir klicken bei Rechnungen.Kunde-Matchcode=stiefenhofer auf die Schaltfläche und anschließend auf Ändern. Im Fenster Ausdruck setzen wir nun das Feld Variable auf Ja. Das Feld Wert wird dadurch zum Feld Bezeichner. In dieses Feld geben wir nun Kunde ein und bestätigen mit Übernehmen. Ebenso ändern wir in den anderen Ausdrücken die Werte zu den Variablen Vor Datum Rechnung, Lieferant und Vor Datum Eingangsrechnung.

Um diesen Suchausdruck nun zu speichern, klicken wir neben der Schaltfläche Suchen auf die Schaltfläche und dann auf Suche speichern. Im Feld Bezeichnung nennen wir unseren Suchausdruck Rechnung Adresse vor. Wir können uns noch entscheiden, ob die gespeicherte Suche allen Benutzern unseres Unternehmens zur Verfügung stehen soll. Wir entscheiden uns für Ja und schließen das Fenster mit Speichern.

Den gespeicherten Suchausdruck können wir nun oben im Suchfenster anklicken. Im Fenster Suchvariable(n), das sich dann öffnet, können wir Kunde, Lieferant und die Daten eingeben. Wir bestätigen mit Übernehmen und die Suche wird ausgeführt.


Suche mit Variablen. Beim Ausführen der gespeicherten Suche können wir Werte für die Variablen eingeben.

Jetzt sind Sie dran

Jetzt sind Sie in der Lage, in TAIFUN sowohl schnelle als auch präzise Suchen durchzuführen. Übung macht den Meister – so werden Sie sicherlich in Zukunft schneller die richtigen Datensätze finden.

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