Titelbild TAIFUN openDocument

Taifun openDocument

Dokumentenmanagement
DMS Software

✔ Für eine rechtssichere / GoBD-konforme Archivierung
✔ Abruf Ihrer Daten & Dokumente jederzeit am Bildschirm
✔ Direkt per Button aus Ihrer ERP-Software aufrufbar
✔ TAIFUN hilft Ihnen Zeit zu sparen & Gewinne zu steigern

DMS Software fürs Handwerk

TAIFUN openDocument ist ein rechtssicheres Dokumentenmanagementsystem. Gehen Sie mit uns einen Schritt weiter in Richtung Digitalisierung und werden Sie Teil der neuen Generation des papierlosen Büros. Steigern Sie die Produktivität in Ihrem Betrieb mit der DMS Software – so sparen Sie Zeit & Geld! Mit der TAIFUN Handwerker App treiben Sie Ihre Digitalisierung zudem voran und haben Zugriff auf Ihre Daten!

Ideale Ergänzung zur ERP Software

TAIFUN openDocument lässt sich vollständig in Ihr ERP System integrieren. Per Button können Sie sich direkt aus Ihrer ERP Software heraus alle Dokumente zum aktuellen Datensatz (z. B. zu einem Projekt) anzeigen lassen.

Alle Dokumente werden dort abgelegt, wo Sie es wollen. Ausgangspost wird beim Drucken aus Ihrer ERP Software automatisch archiviert. Eingangspost kann stapelweise eingescannt und ebenso differenziert zugeordnet werden – z. B. einer Adresse, einem Projekt, einem Auftrag u.s.w.

TAIFUN openDocument kann ebenfalls in der TAIFUN Handwerkersoftware integriert werden.

Unsere Funktionen

  • Barcodegestützte Archivierung von Dokumenten aller Art zur problemlosen Zuordnung
  • Dokumente gleichzeitig in der Vorschau im Archiv anzeigen lassen
  • Verarbeitung jeglicher Dateiformate (PDF, Word, CAD, Fotos u.s.w.)
  • Textübernahme per Klick & integrierte Texterkennung (OCR) mit Volltextsuche
  • Individuelle Verschlagwortung per Klick
  • Digitale Stempel für Eingangsdatum, Kostenstelle, Erledigung u.v.m.
  • Aus jeder beliebigen Software Dokumente als PDF drucken und archivieren
  • Differenziertes Rechtesystem
  • Vergabe von Zugriffsrechten
  • Verfolgung von Dokumenten bei Weiterleitung an Mitarbeiter
  • Zuordnung zum Kunden, Lieferanten, Projekt u.s.w.
  • Erstellung eigener Archivstrukturen
  • Abbildung von Workflows zur Automatisierung betrieblicher Prozesse
  • Einfacher Import per Drag & Drop

Ihre Vorteile

  • Arbeitserleichterung
  • Zeit- & Kostenersparnis
  • Fehlerminimierung dank Automatisierung
  • Revisions- & rechtssicher archivieren gemäß GoBD/BAO
  • Per Mausklick Aufträge, Rechnungen & Dokumente projekt-/kundenbezogen auf Ihren Bildschirm holen
  • Direkt per Button aus Ihrer ERP-Software aufrufbar

Dokumente rechtssicher archivieren

TAIFUN openDocument speichert sämtliche Dokumente rechtssicher nach GoBD/BAO in digitaler Form. Ausgangspost wird beim Drucken aus dem Hauptprogramm automatisch archiviert und zugeordnet.

Auftrags- und kundenbezogen zuordnen

Eingangspost kann stapelweise eingescannt und ebenso differenziert zugeordnet werden – z. B. einer oder mehreren Adressen, einem Projekt und einem Auftrag usw. Barcodes sorgen automatisch für die richtige Klassifizierung und erleichtern so die Arbeit. Digitale Stempel wie Eingangsdatum, Kostenstelle, Erledigung etc. verringern den Aufwand zusätzlich.

Auch Dateien werden verarbeitet

Neben Dokumenten aller Art werden auch jegliche Dateiformate verarbeitet. Das garantiert maximale Flexibilität.

Aus jeder Software drucken

Mit dem integrierten Archivdrucker können Sie Dokumente aus jeder anderen Software als PDF drucken und archivieren.

Dokumente zusammenführen und zuordnen

Integrierte Texterkennung

Dank der integrierten OCR-Texterkennung („Optical Character Recognition”) können Sie über die Volltextsuche alle Inhalte der Dokumente schnell und einfach durchsuchen. Per Klick verschlagworten Sie schon beim Einscannen – das spart Zeit beim Zuordnen und Auffinden. Außerdem können Sie Text direkt in der Vorschau markieren und automatisch ins TAIFUN oder die Zwischenablage übernehmen. So lassen sich neue Adressen, Kontodaten, Beleg-Nummern etc. viel schneller erfassen.

Mit der Volltextsuche schneller ans Ziel

Bei der Volltextsuche erhalten Sie bereits mit der ersten Eingabe eine Ergebnisliste, die Sie mit jeder weiteren Eingabe Schritt für Schritt verfeinern. Mit dem Sucheditor haben Sie weitere Such- und Filtermöglichkeiten und können so sogar komplexe Suchanfragen durchführen.

Einfache Zuordnung dank Verschlagwortung

Mit der Verschlagwortung erfassen Sie zusätzliche Informationen zu einem Archivdokument. Zum Beispiel den Bearbeitungsstand („gelesen, geprüft, zur Erledigung weitergereicht“ usw.) oder Sie fassen alle Dokumente zu einem Thema durch ein Schlagwort zusammen. All Ihre Schlagworte stehen dann bei der Suche zur Verfügung.

Highlighting von Suchtexten in Dokumenten

Die Suche innerhalb von Dokumenten ist ebenfalls möglich: Alle gefundenen Suchbegriffe werden farblich markiert und Sie können schnell zwischen den Suchbegriffen per Mausklick springen. Wenn Sie über die Volltextsuche TAIFUN openSearch suchen, sind Sie sofort im Dokument bei den entsprechenden Begriffen.

Per Mausklick auf dem Bildschirm

Alle eingescannten Dokumente werden genau dort abgelegt, wo Sie es wollen. Von der Eingangsrechnung bis zum Kundenbrief finden Sie alles im TAIFUN wieder und können es per Mausklick abrufen und auf dem Monitor anzeigen lassen.

Dadurch haben Sie alle internen und externen Dokumente – z. B. zu einem bestimmten Projekt – stets im Blick und ersparen sich zeitraubendes Suchen. Eine differenzierte Rechtevergabe stellt sicher, dass Vertrauliches vertraulich bleibt.

Archiv-Dokumente zu einer Adresse

Workflows effizient abbilden

Sorgen Sie für maximale Effizienz und bilden Sie Ihre Arbeitsabläufe mit TAIFUN openDocument ab!

Beispiel: In der Zentrale wird die Eingangspost gescannt. Danach gehen alle Eingangsrechnungen im Original an die Buchhaltung. Gleichzeitig landen sie im virtuellen Posteingang des Einkaufs zur Freigabe. Nach Freigabe werden sie von der Buchhaltung im TAIFUN-Hauptprogramm angelegt und bezahlt.

So vermeiden Sie das „Herumreichen“ von Unterlagen und haben doch immer alle Belege im Blick.

Archivdokumente werden zur Bearbeitung weitergeleitet

Anbindung an Ihr TAIFUN Hauptprogramm

Sie nutzen bereits unser TAIFUN Hauptprogramm? Dann können Sie auch unser Dokumentenmanagement-Modul integrieren!

Weitere Informationen finden Sie unter: TAIFUN openDocument Zusatzmodul

FAQ zu TAIFUN openDocument

Was ist ein DMS?

Ein DMS (Abkürzung für DokumentenManagementSystem) ist die Verwaltung von elektronischen Dokumenten aller Art. Diese findet von Datenbanken geschützt statt und muss dabei absolut rechtssicher ablaufen.

Welche Vorteile bietet ein DMS?

Mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystems ergeben sich für den Nutzer eine Vielzahl an Vorteilen:

- Zeitersparnis & Gewinnsteigerung
- Erhöhung der Produktivität- Förderung eines papierlosen Büros
- Datenspeicherung findet zentral statt
- Fehlerminimierungen dank Automatisierungen
- revisions- und rechtssichere Archivierung von Daten & Dokumenten
- Entlastung der E-Mail-Postfächer
- Dokumente sind immer & überall abrufbar
- Senkung der Druck- und Zustellkosten

Welche Funktionen hat eine DMS Software?

- Archivierung von Dokumenten aller Art
- Verarbeitung zahlreicher Dateiformate (PDF, DOC[X], XLS[X], CAD, JPEG, PNG ...)
- Textübernahme per Klick & integrierte Texterkennung (OCR)
- Digitale Stempel für Eingangsdatum, Kostenstelle, Erledigung u.v.m.
- Dokumente als PDF drucken und archivieren
- Differenziertes Rechtesystem
- Vergabe von Zugriffsrechten
- Verfolgung von Dokumenten bei Weiterleitung an Mitarbeiter
- Zuordnung zum Kunden, Lieferanten, Projekt u.s.w.
- Erstellung eigener Archivstrukturen
- Automatisierung betrieblicher Prozesse

Was kostet die DMS Software?

Die DMS Software TAIFUN openDocument ist nach den eigenen Wünschen und Vorlieben zusammenstellbar. Daher können keine Preise vorab auf der Website kommuniziert werden. Dank unserer hauseigenen Berater, die sich bestens mit der Software auskennen, wählen Sie Ihre passende Produktpalette aus. Je nachdem welche und wie viele Module Sie schlussendlich verwenden, fällt dann der Preis aus.

Welchen Mehrwert bietet der Software-Pflege- & Support-Vertrag?

- Permanente Gewährleistung der Programm-Aktualität
- Möglichkeit zur Nutzung der Fernwartung
- Telefonischer Supportservice ohne versteckte Zusatzkosten
- Kostenlose Informationen zu allen Produkten der TAIFUN Software
- Zusätzliche PDF-Handbuch-Anleitung bei umfangreicheren Neuerungen
- Neue Funktionen und Erweiterungen bekommen Sie stets als erstes

Gibt es eine Demoversion?

Nein. Wir möchten Sie nicht mit einer Demoversion allein lassen, sondern präsentieren Ihnen lieber transparent und speziell auf Sie zugeschnitten die Inhalte und Funktionen unserer Software. Dafür kommen wir gerne zu Ihnen ins Unternehmen. Diesen Service bieten wir für Sie kostenfrei an. Unsere TAIFUN App können Sie hingegen vorab gerne kostenlos downloaden und testen.

Ist die Vor-Ort-Beratung kostenlos?

Ja. Das Vor-Ort-Beratungsgespräch bei Ihnen im Unternehmen findet mit einem fachkundigen Berater statt, der Ihnen die Vorteile der Software und deren Funktionen vermittelt.