Im dritten Teil unserer Blogreihe „Tipps zu TAIFUN“ geht es um das Verwalten und Zuweisen von Eigenschaften.

Was sind Eigenschaften?

Eigenschaften dienen primär dazu, Adressen zu selektieren, um z. B. nur bestimmte Adressen zu drucken oder um an verschiedene Gruppen von Adressen jeweils andere Serienbriefe zu verschicken. Diese Funktion hat früher die Selektion übernommen. Diese kann auch weiterhin verwendet werden, es wird jedoch empfohlen, stattdessen die Eigenschaften zu verwenden, da diese wesentlich einfacher zu handhaben sind.

Wie lege ich Eigenschaften an?

Nehmen wir uns ein Beispiel vor. Wir möchten für verschiedene Zwecke, z.B. für Rundmails, die in TAIFUN gespeicherten Adressen nach bestimmten Kategorien unterscheiden. So unterscheiden wir bei Kunden verschiedene Kundengruppen und den Status der Kunden. Lieferanten möchten wir nach der Schnelligkeit der Lieferung und dem Preis sortieren. Außerdem möchten wir festhalten, welche Weihnachtsgeschenke ein Kunde oder Lieferant von uns erhält und über welchen Kanal wir ihn als Kunden oder Lieferanten gewonnen haben.

Diese Kriterien wollen wir nun als Eigenschaften anlegen. Dazu wählen wir Konstanten > Eigenschaften > Pflegen. Das Fenster Eigenschaften öffnet sich. Hier legen wir jetzt eine Gruppe an, indem wir Neue Gruppe wählen. Die Gruppe dient nur dazu, die Eigenschaften übersichtlich zu sortieren. Wir tragen unter Name Kunden ein und unter Karteikarte den Text Diese Gruppe nur für Kunden verwenden!.

Nun legen wir mit der Schaltfläche Neue Eigenschaft eine Eigenschaft an. Unter Name tragen wir Kundengruppe ein. Unter Karteikarte können wir wieder beliebige zusätzliche Informationen zur Erläuterung der Eigenschaft eintragen. Hier können wir auch den Geltungsbereich dieser Eigenschaft eintragen. Wir tragen überall Ja ein, damit unsere Eigenschaft an allen aufgeführten Stellen angezeigt wird.

Zuletzt kommen noch die Werte. Dazu wählen wir Neuer Wert . Unter Wert tragen wir privat ein. Unter Ausgeblendet lassen wir Nein stehen, damit der Wert auch angezeigt wird. Auf die gleiche Weise legen wir nun noch die Werte gewerblich und öffentlich zur Eigenschaft Kundengruppe an.

Als Nächstes legen wir unter der Gruppe Kunden noch die Eigenschaft Status an. Dazu gehen wir ebenso vor wie bei der Eigenschaft Kundengruppe. Nach diesem Schema legen wir alle unsere Eigenschaften an. Wenn wir damit fertig sind wählen wir noch die Schaltfläche Speichern .

Angelegte Eigenschaften: Diese Eigenschaften haben wir angelegt.

Wie verwende ich Eigenschaften?

Öffnen wir nun eine Adresse im Änderungsmodus. Dort sehen wir an letzter Stelle den Reiter Eigenschaften. Diesen wählen wir. Auf der Registerkarte Eigenschaften sehen wir nun die von uns angelegten Eigenschaften. In der Auswahlliste wählen wir einen der von uns definierten Werte aus. Damit weisen wir der aktuellen Adresse diese Eigenschaften zu. Dies machen wir nun mit einigen Adressen.

Eigenschaften zuweisen: Diese Eigenschaften haben wir einer Adresse zugewiesen. Eigenschaften, die nicht zutreffen, werden einfach leer gelassen.

Nun wollen wir natürlich einen Nutzen aus den Eigenschaften ziehen. Wir möchten uns für den internen Gebrauch eine Telefonliste ausdrucken mit allen Lieferanten, die sowohl schnell liefern als auch günstige Preise haben. Dazu wählen wir Stammdaten > Adressen > Drucken > Lieferanten. Wir wählen den Report 12.21-TELEFON. Im Fenster Report, das sich nun öffnet, können wir, je nachdem, ob die Selektion ausgeblendet wird oder nicht, nach den Eigenschaften direkt auf der Registerkarte Auswahl oder auf der Registerkarte Eigenschaften filtern. Wir sehen die Gruppen Eigenschaften einschließen und Eigenschaften ausschließen. In der Gruppe Eigenschaften einschließen wählen wir Hinzufügen . Nun wählen wir im Feld Lieferung schnell und im Feld Preis günstig und klicken anschließend auf Ok .

Nach Eigenschaften filtern: Links sehen wir die Eigenschaften, nach welchen wir filtern möchten.

Mit einem Klick auf Starten werden die entsprechenden Lieferanten ausgegeben.

Im nächsten Schritt wird es ein klein wenig komplizierter. Wir möchten regelmäßig Post an unsere Kunden versenden, allerdings möchten wir nicht allen Kunden dasselbe schicken, sondern nach verschiedenen Kriterien unterscheiden. Diesmal möchten wir einen Serienbrief an alle Privatkunden versenden, die nicht den Status veraltet haben, die über die Gelben Seiten oder die Zeitung zu uns gefunden haben und als Weihnachtsgeschenk Pralinen bekommen sollen.

Dazu öffnen wir das Modul Briefe unter Module > Briefe. Hier wählen wir Neu und verfassen einen kurzen Brief. Nachdem wir den Brief verfasst haben, wählen wir Drucken > Serienbrief. In der Gruppe Eigenschaften einschließen wählen wir nun wieder Hinzufügen . Alle Eigenschaften, die wir hier anwählen werden untereinander mit einem logischen UND verknüpft. Wir wählen also Kundengruppe privat, Weihnachtsgeschenk Pralinen und Erstkontakt Zeitung. Dann wählen wir Ok . Nun wählen wir erneut Hinzufügen , um ein weiteres Einschlusskriterium anzulegen. Wir wählen die gleichen Angaben, wie eben, außer dass wir bei Erstkontakt diesmal Gelbe Seiten wählen.

Eigenschaften einschließen: Diese Eigenschaften sind mit einer logischen UND-Verknüpfung verknüpft.

Damit haben wir nun zwei Einschlusskriterien. Diese sind mit einem logischen ODER verknüpft. Nun müssen wir noch die Adressen mit dem Status veraltet ausschließen. Das machen wir, indem wir in der Gruppe Eigenschaften ausschließen den Status veraltet wählen. Das war’s! Wenn wir diese Konstellation öfter benötigen, können wir sie über die Schaltfläche Speichern sogar abspeichern. Zuletzt klicken wir auf Starten . Für alle Adressen, auf welche die gewählten Eigenschaften zutreffen, wird nun ein Brief erstellt, den wir beispielsweise direkt drucken oder als PDF abspeichern können.

Wie wechsle ich von der Selektion zu Eigenschaften?

Da es die Eigenschaften erst seit 2018 gibt, wurde vorher für diese Zwecke in der Regel die Selektion verwendet. Die Eigenschaften sind jedoch viel einfacher zu handhaben und die vorhandenen Selektionen können leicht in Eigenschaften überführt werden. Daher gibt es eigentlich keinen Grund, weiter die Selektion zu verwenden. Wie wir die vorhandenen Selektionen in Eigenschaften überführen, zeigen wir jetzt.

Zuerst öffnen wir Konstanten > Hauptkonstanten > Allgemein. Zum Überführen muss hier in der Gruppe Selektion die Einstellung Selektion verbergen auf Nein stehen.

Eine Selektion ist üblicherweise so aufgebaut, dass jeweils eine oder mehrere Stellen für eine bestimmte Eigenschaft reserviert sind. In diese reservierten Felder werden dann definierte Buchstaben oder Zahlen eingetragen, die den Wert der Eigenschaft festlegen. Wenn wir unser Beispiel von oben als Selektion definiert hätten, könnte es so aussehen: Feld 1 steht für die Kundengruppe. Dort kann p (für privat), g (für gewerblich) oder ö (für öffentlich) eingetragen werden. Feld 2 steht für den Status. Dort kann r (für regelmäßig), e (für einmalig) oder v (für veraltet) eingetragen werden. In Feld 3 stehen die Weihnachtsgeschenke: b (für Blumen), k (für Kalender) und p (für Pralinen). Für das Medium des Erstkontakts haben wir zwei Felder reserviert (Feld 4 und 5): zg (für Zeitung), gs (für Gelbe Seiten), in (für Internet und em (für Empfehlung). Schließlich entsprechend noch die Felder 6 und 7 für die jeweiligen Lieferanteneigenschaften. In einer Adresse könnte die Selektion so aussehen: pebkgs. Das wäre dann ein einmaliger Privatkunde, der über die Gelben Seiten von uns gehört hat und zu Weihnachten einen Kalender bekommt.

Um die Selektionseigenschaften für alle Kunden in Eigenschaften zu überführen, öffnen wir wieder das Fenster Eigenschaften unter Konstanten > Eigenschaften > Pflegen. Die Eigenschaften müssen wir hier wie unter Wie lege ich Eigenschaften an? angelegt haben. Wir klicken auf den Wert privat. In der Gruppe Überführen aus Selektion tragen wir unter Startposition 1 ein, da in der Selektion das Feld 1 für die Kundengruppe steht. Unter Wert tragen wir p ein, da dies der Wert ist, der in der Selektion für privat steht. Entsprechend tragen wir bei gewerblich und öffentlich unter Startposition ebenfalls 1 ein und unter Wert g bzw. ö. Auch bei allen anderen Werten gehen wir so vor: Wir tragen bei Startposition die Nummer des Felds ein, das in der Selektion für die Eigenschaft reserviert ist und bei Wert den Buchstaben bzw. die Zahl, die für den jeweiligen Wert im Feld steht. Wenn mehrere Felder für eine Eigenschaft reserviert sind, tragen wir einfach die Nummer des ersten dafür reservierten Feldes und den vollständigen Wert ein.

Eigenschaften überführen: Wir tragen die Nummer des ersten für eine Eigenschaft reservierten Feldes ein und das Zeichen, das für den jeweiligen Wert im Feld steht.

Wenn wir damit fertig sind, wählen wir Aktionen > Selektion in Eigenschaften überführen. Hier markieren wir alle Elemente, bei welchen wir die Selektion in Eigenschaften überführen möchten. Wir möchten die Selektion gar nicht mehr verwenden und markieren daher alle. Zuletzt entscheiden wir uns noch, ob wir bereits eingetragene Eigenschaften überschreiben möchten (wir entscheiden uns für Nein) und klicken dann auf Ok .

Es erscheint eine Meldung, die wir ebenfalls mit Ok bestätigen. Allen Elementen (Adressen, Belegen usw.) mit Selektionsmerkmalen wurden nun die entsprechenden Eigenschaften zugewiesen. Jetzt können wir die Selektion auch verbergen und in Zukunft nur noch die Eigenschaften nutzen.

Jetzt sind Sie dran

Wie Sie sehen, sind die Eigenschaften nützlich und einfach zu handhaben. Und es ist gar nicht so schwer, von der Selektion zu den Eigenschaften zu wechseln. Vielleicht haben Sie in Ihrem Unternehmen ja eine Liste, auf der Ihre Selektionsmerkmale zusammengefasst sind. Legen Sie diese doch einfach mal als Eigenschaften an. Sobald Sie sich entschieden haben, zu den Eigenschaften zu wechseln, überführen Sie einmal alle Selektionen in Eigenschaften und dann brauchen Sie auch Ihre Liste nicht mehr. Wir wünschen Ihnen viel Spaß mit den Eigenschaften!

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