TAIFUN-Tipp: Aufmaßbelege anlegen

Mit Aufmaßbelegen in Projekten in TAIFUN notieren Sie erledigte Positionen, damit diese vor Beendigung des Gesamtprojekts mit einer Abschlagsrechnung berechnet werden können.

In diesem Blogartikel widmen wir uns dem Thema Aufmaßbelege. Aufmaßbelege können in Projekten verwendet werden, um bereits erledigte bzw. eingebaute Positionen zu notieren. Diese können dann bereits vor Beendigung des Gesamtprojekts mit einer Abschlagsrechnung dem Kunden berechnet werden. Als Beispiel nehmen wir an, dass wir einen Auftrag erhalten haben, in einem umgebauten Laden mit zwei Räumen die Elektroinstallation zu verbauen.

Projekt und Auftrag anlegen

Um Aufmaßbelege anlegen zu können, benötigen wir zuerst ein Projekt. Wir öffnen also zunächst über den Menüpunkt Projekte > Bearbeiten das Fenster Projekt und legen mit der Schaltfläche Neu ein neues Projekt an. Wir wählen einen Kunden, bestätigen mit der Schaltfläche Auswählen und speichern das Projekt anschließend.

Im Projekt benötigen wir auch einen Auftrag. Dazu wählen wir Verkauf > Auftrag anlegen und bestätigen mit der Schaltfläche Ja. Nun fügen wir dem Auftrag Positionen hinzu. Für die Elektroinstallation benötigen wir unter anderem Kabel, Steckdosen, Lichtschalter und Leuchten. Wir legen diese Positionen an. Für den Auftrag in unserem Beispiel veranschlagen wir 20⁠ ⁠m Kabel, 12 Steckdosen, 4 Lichtschalter und 8 Leuchten. Wir schließen den Auftrag mit der Schaltfläche Schließen.

Aufmaßbeleg anlegen

Wir gehen nun von folgendem Fall aus: Nachdem einige Arbeiten bereits erledigt wurden, möchten wir ermitteln, welche Positionen bereits verbaut wurden, sodass wir diese dem Kunden bereits in Rechnung stellen können. Zu diesem Zweck legen wir einen Aufmaßbeleg an. Dazu wählen wir Aufmaß > Aufmaß anlegen. Dadurch wird das Fenster Neues Aufmaß zu Auftrag geöffnet. Im Feld Bezeichnung benennen wir unseren Aufmaßbeleg mit Aufmaß 1. Abschnitt. Im linken Bereich des Fensters sehen wir die Positionen des Auftrags. Wir markieren die erste Position. Im mittleren Bereich befindet sich die Gruppe Aufmaßzeilen. Dort fügen wir mit der Schaltfläche Hinzufügen eine neue Aufmaßzeile hinzu. Im rechten Teil des Fensters geben wir die Beschreibung Raum 1 ein. Im Feld Einbauort können wir genauer angeben, wo wir die Objekte verbaut haben. In das Feld Aufmaß-Seite können wir, wenn wir die Angaben von Zetteln abschreiben, die Seitenzahl der aktuellen Aufmaßzeile angeben. Wir tragen 1 ein. Im Feld Rechenkette geben wir nun die Formel ein, über die wir die Menge ermittelt haben. Bei Kabeln, die sich über mehrere Wände erstrecken, können beispielsweise die Längen der einzelnen Wände addiert werden.

Tipp: Über den Menüpunkt Formel auswählen im Kontextmenü können wir auch vordefinierte Formeln für bestimmte geometrische Formen verwenden.

Aufmaßzeilen anlegen. In das Feld Rechenkette tragen wir ein, wie wir die Menge ermittelt haben.

Nun legen wir eine weitere Aufmaßzeile für Raum 2 an. Entsprechend gehen wir auch für die weiteren Positionen vor. Wir haben die Kabel bereits vollständig verlegt, wobei wir etwas mehr Kabel verbraucht haben als im Auftrag veranschlagt. Die Steckdosen haben wir auch schon alle eingebaut und die Wechselschalter wurden erst in einem Raum verbaut.

Wir möchten diesen Zwischenstand nun erstmal abrechnen. Daher speichern wir den Aufmaßbeleg mit der Schaltfläche Speichern und schließen ihn. Um nun eine Abschlagsrechnung anzulegen, wählen wir Verkauf > Rechnung anlegen. Im Dialog Rechnung anlegen, der sich nun öffnet, wählen wir Abschlagsrechnung nach Aufmaßbeleg und bestätigen mit Ok. Es erscheint ein Dialog, in welchem wir wählen können, aus welchen Aufmaßbelegen die Abschlagsrechnung erstellt werden soll. In unserem Fall gibt es nur einen Aufmaßbeleg.

Abschlagsrechnung nach Aufmaßbeleg erstellen. In unserem Beispiel gibt es nur den einen Aufmaßbeleg. Abschlagsrechnungen können aber auch aus mehreren Aufmaßbelegen erstellt werden.

Wir markieren den Aufmaßbeleg und bestätigen erneut mit Ok. Eine Abschlagsrechnung wird erstellt, die wir nun drucken und an den Kunden senden können. Anschließend müssen wir die Abschlagsrechnung über den Buchungslauf buchen.

Aufmaßzeilen über Schnellerfassung anlegen

Nun machen wir einen kleinen Zeitsprung. Die Elektroinstallation ist abgeschlossen und wir möchten erfassen, welche Positionen seit dem letzten Aufmaßbeleg noch verbaut wurden. Anschließend möchten wir dem Kunden die Schlussrechnung senden. Wir legen dazu über Aufmaß > Aufmaß anlegen einen zweiten Aufmaßbeleg an. Diesen nennen wir Aufmaß Endabnahme. Im linken Bereich des Fensters befindet sich ein Filter. Hier wählen wir nun Unvollständig aufgemessene Positionen. Nun werden uns nur die Positionen Lichtschalter und Leuchte angezeigt, da bei diesen die aufgemessene Menge kleiner als die im Auftrag angegebene Menge ist.

Wir könnten die neuen Aufmaßzeilen nun ebenso erstellen, wie wir das beim ersten Aufmaßbeleg gemacht haben. Es gibt aber auch eine alternative Methode zum Eintragen der ermittelten Mengen, die wir hier einmal zusammen durchgehen: Die Schnellerfassung. Diese Methode eignet sich besonders gut, wenn wir eine lange Liste mit vielen Positionen abzutippen haben und dabei Zeit sparen möchten. Wir wählen also die Schaltfläche Schnellerfassung. Die Abfrage, ob das Aufmaß gespeichert werden soll, bestätigen wir mit Ja. In das Feld Positionsnummer geben wir die erste Positionsnummer ein, für die wir Mengen erfassen möchten. Mit der Taste Eingabe bestätigen wir und landen gleichzeitig im Feld Aufmaß-Seite. Wir tragen hier 2 ein, drücken erneut die Taste Eingabe und landen im Feld Rechenkette. Wir geben die Rechenkette ein und bestätigen ein weiteres Mal mit der Taste Eingabe. Nun können wir entweder erneut eine Positionsnummer in das entsprechende Feld eintragen oder wir drücken einfach die Taste + und landen damit direkt im Feld Formel der nachfolgenden Position.

Schnellerfassung. Das Feld Beschreibung wird bei der Schnellerfassung ignoriert. Falls nötig, können Sie die Beschreibung aber noch über die Aufmaßzeilen nachtragen.

Wenn wir fertig sind, klicken wir auf die Schaltfläche Übernehmen. Den Aufmaßbeleg speichern und schließen wir anschließend. Unter Verkauf > Rechnung anlegen wählen wir diesmal Schlussrechnung nach Aufmaßbeleg. Im Dialog Schlussrechnung aus Aufmaßbeleg erstellen wählen wir unseren zweiten Aufmaßbeleg. Der erste Aufmaßbeleg ist automatisch markiert, sofern wir summierte Abschlagsrechnungen erstellen (Einstellung im Projekt unter Optionen > EinstellungenAllgemein im Feld Summiert). Wir bestätigen mit Ok. Auch die Schlussrechnung können wir nun drucken.

Schlussrechnung. Die Abschlagssumme der 1. Abschlagsrechnung wird aufgeführt und vom Gesamtbetrag abgezogen, da sie bereits bezahlt wurde.

Mengen aus Auftrag oder Aufmaßbuch übernehmen

Das war schon fast das ganze Geheimnis der Aufmaßbelege. Nun möchten wir Ihnen noch ein paar Tipps mitgeben, wie Sie in bestimmten Fällen das Arbeiten mit Aufmaßbelegen noch weiter vereinfachen können. Im Aufmaßbeleg unter dem Menüpunkt Aufmaß finden Sie ein paar nützliche Funktionen.

• Wenn Sie wissen, dass alle Positionen in genau der Menge verbaut wurden, wie im Auftrag angegeben, müssen Sie nicht alles nochmal eingeben. Wählen Sie einfach Mengen aus Auftrag übernehmen. Dadurch werden in die Aufmaßzeilen die Mengen entsprechend der Mengen aus dem Auftrag eingetragen. Falls Sie bereits manuell eine größere Menge eingetragen haben als im Auftrag angegeben, bleibt diese erhalten.
• Wenn Sie mit einem Aufmaßbuch arbeiten und dieses dem Projekt zugeordnet haben (Menüpunkt Aufmaß > Aufmaßbuch zuordnen), können Sie auch daraus Mengen übernehmen:
  • Mit Massenermittlung übernehmen > Aus Positionen werden für die gewählten Positionen alle Aufmaßzeilen für alle Unterteilungen (z.⁠ ⁠B. Räume) übernommen. Dies ist zum Beispiel sinnvoll, wenn Sie eine oder mehrere Arbeiten bereits für alle Unterteilungen erledigt haben, mit anderen Arbeiten aber noch nicht fertig sind.
  • Mit Massenermittlung übernehmen > Aus Aufmaßbuch wählen Sie Unterteilungen und Aufmaßzeilen aus. Die gewählten Aufmaßzeilen werden für alle Positionen übernommen. Dies ist zum Beispiel sinnvoll, wenn Sie in manchen Unterteilungen bereits alle Arbeiten erledigt haben, in anderen aber noch nicht.
  • Massenermittlung übernehmen > Aus Aufmaßbuch pro Position ist eine Kombination aus den beiden vorherigen Optionen. Hier wählen Sie zunächst Unterteilungen und Aufmaßzeilen aus und anschließend eine oder mehrere Positionen. Dies ist sinnvoll, wenn Sie weder mit Unterteilungen noch mit den Arbeiten vollständig fertig sind, aber in einzelnen Unterteilungen bereits einzelne Arbeiten abgeschlossen haben.

Jetzt sind Sie dran

Je nachdem, in welchem Gewerk Sie arbeiten, kann das Ermitteln von Aufmaßen teilweise ganz schön komplex werden. Doch TAIFUN gibt Ihnen die Werkzeuge an die Hand, Aufmaße mit möglichst wenig Aufwand zu erstellen. Machen Sie sich am besten zunächst mit einfachen Aufmaßen mit der Funktionalität vertraut, bevor Sie sich an größere Aufträge wagen. Mit etwas Übung können Sie Aufmaße in Zukunft sicher schneller erfassen.

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