TAIFUN-Tipp: Bautagebuch in TAIFUN Software führen

Führen Sie in Projekten ein Bautagebuch, um den Projektverlauf detailliert zu dokumentieren.

In diesem TAIFUN-Tipp zeigen wir Ihnen, wie Sie in Projekten ein Bautagebuch führen.

Wozu dient das Bautagebuch?

Ein Bautagebuch dient dazu, den Ablauf eines Projekts in allen wesentlichen Einzelheiten festzuhalten. In vielen Fällen sind Bauleiter vertraglich verpflichtet, den Bauablauf in Form eines Bautagebuchs o.⁠ ⁠Ä. zu dokumentieren. Aber auch ohne Verpflichtung kann es für Sie sinnvoll sein, ein Bautagebuch zu führen, sei es, um selbst den Überblick zu behalten und aus vergangenen Projekten für zukünftige zu lernen oder um in Streitfällen den genauen Hergang rekonstruieren zu können.

Für diesen TAIFUN-Tipp nehmen wir uns folgendes Beispiel vor: Wir sind beauftragt, für einen Privatkunden ein Einfamilienhaus zu bauen. Wir möchten grundsätzlich folgende Aspekte erfassen:

• Angaben zum Bauobjekt
• Baufortschritt
• Meilensteine
• Angaben zum Wetter, insbesondere wenn dieses Auswirkungen auf den Baufortschritt haben kann
• Abweichungen, wie Störungen oder Mängel
• Ergebnisse von Besprechungen

Bautagebuchgruppen vorbereiten

Wenn wir Bautagebücher intensiv nutzen möchten, ist es sinnvoll, die Einträge in entsprechende thematische Gruppen zu unterteilen. Bevor wir mit einem konkreten Bautagebuch beginnen, machen wir uns zunächst Gedanken, welche Bautagebuchgruppen für die meisten Projekte in unserem Unternehmen geeignet sind. Diese Gruppen legen wir in den Konstanten an, damit sie in allen neuen Projekten bereits angelegt sind.

Um allgemeine Gruppen anzulegen, die für alle Projekte gelten, wählen wir Konstanten > Hauptkonstanten > Projekte. Dort wechseln wir zur Registerkarte Bautagebuch. Mit der Schaltfläche Neu legen wir eine Gruppe an. Wir geben als Bezeichnung der Gruppe Baufortschritt an und wählen Speichern. Auf dieselbe Weise legen wir weitere Gruppen mit den Bezeichnungen Meilensteine, Abnahmen, Störungen und Mängel, Besondere Vorkommnisse und Austausch zum Projekt an.

Konstanten zum Bautagebuch. Hier legen wir Bautagebuchgruppen für alle neuen Projekte an.

Danach schließen wir auch das Fenster Konstanten – Projekt mit der Schaltfläche Speichern. Die angelegten Gruppen stehen nun im Bautagebuch neuer Projekte zur Verfügung.

Bautagebuch anlegen

Das Bautagebuch ist in TAIFUN immer Teil des Projekts. Grundsätzliche Angaben zum Bauvorhaben, zum Kunden etc. sind daher bereits vorhanden und müssen im Bautagebuch nicht mehr separat erfasst werden. Wir legen nun unter Projekte > Bearbeiten mit der Schaltfläche Neu ein neues Projekt an und speichern es. Dann wechseln wir zur Registerkarte Bautagebuch.

Registerkarte Bautagebuch im Projekt. Im linken Bereich sehen wir verschiedene Kategorien. Die Kategorien mit grünem Hintergrund sind die verschiedenen Typen von Bautagebucheinträgen. Die Kategorien mit blauem Hintergrund sind die Bautagebuchgruppen.

In unserem aktuellen Beispiel-Projekt benötigen wir die Gruppe Meilensteine nicht. Dafür möchten wir hier aber eine Gruppe Messungen haben, um dort die Ergebnisse von Messungen und Funktionsprüfungen bereits installierter Anlagen einzutragen. Wir markieren daher die Gruppe Meilensteine, wählen die Schaltfläche Gruppe löschen und bestätigen mit der Schaltfläche Löschen. Anschließend klicken wir auf die Schaltfläche Gruppe hinzufügen, tragen als Bezeichnung Messungen ein und bestätigen mit Ok. Die Gruppe Messungen wird zunächst unten an die vorhandenen Gruppen angehängt. Ab dem nächsten Öffnen des Bautagebuchs wird die neue Gruppe in die alphabetische Reihenfolge einsortiert.

Bautagebucheinträge anlegen

Machen wir nun gedanklich einen kleinen Zeitsprung. Wir befinden uns am Beginn des Baus. Die Fundamentplatte wurde gegossen und wir führen Messungen daran durch, um sicherzugehen, dass alles korrekt gebaut wurde. Wir haben in TAIFUN ein Formular, in das wir die gemessenen Werte eintragen. Dieses Formular haben wir dem Projekt zugeordnet und möchten es nun in das Bautagebuch aufnehmen. Wir markieren nun also die Gruppe Messungen, in welcher wir das Formular ablegen möchten. Dann wählen wir die Schaltfläche Formular-Eintrag hinzufügen. Im Fenster Formulare wählen wir unser Formular. Wir bestätigen mit Auswählen das gewählte Formular. Nun öffnet sich das Fenster Neuer Eintrag. Im Textfeld können wir nun Anmerkungen eintragen. Wir schreiben Messungen Fundamentplatte und bestätigen mit Ok. Im Bautagebuch erscheint nun dieser Eintrag mit dem Formular als Anhang.

Bautagebucheintrag mit Formular. Ersteller, Datum und Uhrzeit wurden automatisch hinzugefügt.

Einige Zeit später steht die offizielle Abnahme der Heizung an. Auch hierfür möchten wir ein Formular ablegen, das wir diesmal aber jetzt erst erstellen. Dazu markieren wir die Gruppe Abnahmen und wählen wieder die Schaltfläche Formular-Eintrag hinzufügen. Dann klicken wir auf Neu, wählen den entsprechenden Formulartyp und bestätigen mit Ok. Wir füllen das Formular aus und speichern es. Anschließend markieren wir das eben angelegte Formular und klicken auf Auswählen. Als Text für unseren Bautagebucheintrag schreiben wir Abnahme Heizung.

Zusätzlich möchten wir aber auch Fotos der fertig montierten Heizungsanlage ablegen. Dazu klicken wir nun auf die Schaltfläche Dokument(e) hinzufügen. Das Fenster Archiv wird geöffnet. Mit Neu > Importieren können wir nun Fotos ins Archiv laden, z.⁠ ⁠B. in den Ordner Projekte/Abnahmen. Anschließend markieren wir die Dokumente, die wir im Bautagebuch hinterlegen möchten, und klicken auf Auswählen. Hier tragen wir im Fenster Neuer Eintrag im Textfeld Fotos der Heizung bei der Abnahme ein und schließen das Fenster mit Ok.

Einschränkung: Die Schaltfläche Dokument(e) hinzufügen steht nur zur Verfügung, wenn Sie TAIFUN openDocument nutzen.

Bautagebucheinträge in der Gruppe Abnahmen. Mit TAIFUN openDocument können wir natürlich nicht nur Fotos, sondern auch beliebige andere Dokumente aus dem Archiv anhängen.

Nun soll der Estrich gemacht werden. Allerdings haben wir Winter und es ist heute aufgrund von Minusgraden zu kalt dafür. Wir möchten daher in die Gruppe Baufortschritt die aktuellen Wetterdaten aufnehmen. Das geht zum einen entsprechend dem Anlegen anderer Bautagebucheinträge über die Schaltfläche Wetterdaten hinzufügen. Es gibt aber noch eine bessere Möglichkeit: Wenn Sie die TAIFUN-App nutzen, können Sie alle Arten von Bautagebucheinträgen direkt von der Baustelle aus anlegen. Das Erfassen von Wetterdaten ist dabei besonders praktisch. Daher zeigen wir an dieser Stelle den Weg über die TAIFUN-App. Wir öffnen die TAIFUN-App und wählen den Menüpunkt Projekte, tippen auf das entsprechende Projekt und wählen dort Bautagebuch. Unter der Titelleiste wird die aktuelle Kategorie angezeigt. Wir tippen darauf, um die Gruppe Baufortschritt auszuwählen. Nun tippen wir unten links auf die Schaltfläche Anhang und wählen anschließend die Option Wetterdaten. Wenn eine Internetverbindung vorhanden ist, werden nun die aktuellen Wetterdaten unseres Standorts geladen. Wir tippen auf Wetterdaten anpassen, um die automatisch eingetragenen Werte nochmals zu überprüfen. Anschließend bestätigen wir mit der Schaltfläche Fertig. Die Wetterdaten werden nun als Anhang zum Bautagebucheintrag angelegt. In das Textfeld schreiben wir nun noch Estrich muss aufgrund von Minusgraden verschoben werden. Mit der Schaltfläche Senden legen wir den Eintrag im Bautagebuch an.

Das Bautagebuch in der TAIFUN-App. Mit der TAIFUN-App gelangen Informationen direkt von der Baustelle ins Bautagebuch.

Das Bautagebuch wird zwischen dem TAIFUN-Hauptprogramm und der TAIFUN-App synchronisiert. Somit sind die mit der TAIFUN-App angelegten Wetterdaten nun auch im Bautagebuch im TAIFUN-Hauptprogramm sichtbar.

Nun sind wir wieder im TAIFUN-Hauptprogramm. Wir möchten mit unseren Monteuren besprechen, wann ein geeigneter Termin für das Legen der Fliesen wäre. Dafür haben wir die Gruppe Austausch zum Projekt angelegt. Wir klicken darauf und wählen die Schaltfläche Text-Eintrag hinzufügen. In das Textfeld tragen wir nun ein Wann können wir die Fliesen legen? und bestätigen mit Ok.

Bautagebucheinträge filtern und kommentieren

Vermutlich ist Ihnen bereits aufgefallen, dass nicht immer alle Bautagebucheinträge zu sehen sind. Die Ansicht der Kategorien links ist zugleich ein Filter. Wenn wir auf eine der Gruppen klicken, sehen wir nur die Bautagebucheinträge, die dieser Gruppe zugeordnet sind. Wenn wir auf einen der grün hinterlegten Eintragstypen klicken, sehen wir nur die Bautagebucheinträge dieses Typs. Nur wenn wir auf die gelb hinterlegte Kategorie Alle Einträge klicken, sehen wir alle Bautagebucheinträge. Im rechten Bereich des Fensters können wir Bautagebucheinträge mit der Schaltfläche Filter auch nach Datum und Bearbeiter filtern.

Gehen wir nun von folgendem Fall aus: Der Bauleiter möchte anmerken, dass der Estrich möglichst noch diese Woche gemacht werden sollte, um im Zeitplan zu bleiben. Hierfür erstellen wir am besten einen Kommentar. Wir markieren also den Bautagebucheintrag mit den Wetterdaten bzgl. des Estrichs. Unten rechts in diesem Eintrag steht Kommentare: 0. Hierauf klicken wir. Es öffnet sich die Kommentaransicht mit einem Eingabefeld. In dieses Eingabefeld geben wir unsere Anmerkung ein und schicken Sie mit der Schaltfläche Senden ab.

Kommentaransicht. Zu jedem einzelnen Bautagebucheintrag können Kommentare hinterlegt werden.

Mit der Schaltfläche Zurück gelangen wir anschließend wieder in die Bautagebuchansicht.

Bautagebuch drucken

Der Bauherr möchte nun auch Einblick in das Bautagebuch erhalten. Dazu klicken wir auf die Schaltfläche Bautagebuch drucken. Im Fenster Bereich auswählen geben wir in den Feldern Von und Bis den Zeitraum an, den der Bauherr einsehen möchte. Anschließend wählen wir Starten. Das bekannte Fenster mit den Druckeinstellungen erscheint. Wir wählen die Option E-Mail, tragen die E⁠-⁠Mail-Adresse des Bauherrn ein und starten den Druck mit Ok. Die E⁠-⁠Mail öffnet sich in unserem E⁠-⁠Mail-Programm, das Bautagebuch ist als PDF-Datei angehängt. Wir brauchen jetzt nur noch einen E⁠-⁠Mail-Text zu verfassen und die E⁠-⁠Mail abzusenden. Dann ist auch der Bauherr über den aktuellen Stand seines Hauses informiert.

Jetzt sind Sie dran

Mit dem Bautagebuch ist es ganz einfach, den Überblick in Projekten zu behalten. Wenn Sie zusätzlich die TAIFUN-App nutzen, erstellen Sie die Einträge sogar direkt vor Ort auf der Baustelle – so geht keine Information mehr verloren. Nutzen Sie doch einfach in Ihrem nächsten Projekt das Bautagebuch und Sie werden sehen, wie nützlich es ist, alle wichtigen Informationen direkt beim Projekt zu verwalten.

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