Was sind Musterbriefe und Serienbriefe?

Verfassen Sie öfter Briefe ähnlichen Inhalts? Dann bietet es sich an, einen Musterbrief zu erstellen. Ein Musterbrief ist eine Vorlage für einen Brief, die Sie immer wiederverwenden können. In diesem Blogartikel zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Musterbrief anlegen und wie Sie auf Basis eines Musterbriefs einen Brief erstellen und als Serienbrief drucken. Mit der Funktion Serienbrief können Sie einen erstellten Brief auf einen Schlag für eine festgelegte Auswahl an Adressen drucken. Für unser Beispiel möchten wir einen Serienbrief drucken, der Kunden an einen anstehenden Wartungstermin erinnert.

Adressblock positionieren

Zur Vorbereitung müssen wir einmal in die Konstanten, um die Positionierung des Adressblocks einzustellen. Wir wählen hierzu Konstanten > Hauptkonstanten > Briefe. Das Fenster Konstanten – Briefe wird geöffnet. Dort wählen wir nun im Feld Anschrift positionieren die Einstellung Block. Dies ist die einfachste und empfohlene Methode, um die Anschrift zu positionieren.

In der Gruppe Positionen können wir nun die genaue Position eingeben, an welcher der Adressblock später im Brief erscheinen soll. Wir tragen bei Spalte jeweils 1 ein. Bei Zeile tragen wir unter Adressblock 9 ein und unter Anrede 23. Dies bedeutet, dass der Adressblock in Zeile 9 der ersten Spalte eingefügt wird. Die Anrede wird in Zeile 23 der ersten Spalte eingefügt. Die Spalte gibt die horizontale Positionierung an. Spalte 1 ist der linke Rand des Briefes.

Konstanten für Briefe. Hier legen wir fest, an welcher Stelle im Brief Anschrift und Anrede positioniert werden sollen.

Wir sind an dieser Stelle fertig und schließen das Fenster daher mit der Schaltfläche Speichern.

Musterbrief anlegen

Nun möchten wir einen Musterbrief für unsere Terminerinnerung erstellen. Wir rufen hierzu das Fenster Briefe unter Module > Briefe auf. Dort wählen wir im Menü Musterbriefe > Bearbeiten. Da wir einen neuen Musterbrief anlegen möchten, wählen wir im geöffneten Fenster die Schaltfläche Neu.

Wir tragen unter Name WARTUNG ANLAGE ein. Unter Bezeichnung können wir den Musterbrief etwas ausführlicher beschreiben z.⁠ ⁠B. mit Hinweis auf Überprüfung und Wartung einer Anlage. Nun können wir noch eine Sicherheitsstufe wählen. Wir wählen Mittel, was bedeutet, dass Benutzer der Sicherheitsstufe Mittel diesen Brief sehen und bearbeiten können.

Text einfügen und formatieren

Nun kommen wir endlich zum Inhalt unseres Musterbriefs. In unseren Musterbrief fügen wir keine Anschrift ein, da dieser ja später für verschiedene Adressen verwendet werden soll. Wir müssen aber dennoch Platz für die Anschrift lassen. Hierfür müssen wir genügend freie Zeilen einfügen. Damit wir die Zeilen besser sehen können, aktivieren wir am besten die Einblendung von Formatierungszeichen unter Ansicht > Formatierungszeichen einblenden. Unten links im Fenster wird uns auch angezeigt, in welcher Zeile und Spalte wir uns mit der Einfügemarke befinden. Wir haben in den Konstanten angegeben, dass die Anrede in Zeile 23 eingefügt wird. Daher fügen wir nun in unserem Musterbrief so viele Leerzeilen ein, dass der eigentliche Text des Briefs in Zeile 25 beginnt. Somit haben wir später im Brief eine Leerzeile zwischen Anrede und Brieftext.

Ab Zeile 25 tragen wir nun den Text unseres Briefes ein:

die Überprüfung und Wartung Ihrer Anlage ist für den <WtWp.Date> um etwa <WtWp.Time1> Uhr geplant. Sollte Ihnen dieser Termin nicht zusagen, bitten wir um eine kurze Mitteilung. Gerne sprechen wir mit Ihnen einen geeigneteren Termin ab. Mit freundlichen Grüßen

<WtWp.Date> und <WtWp.Time> sind Variablen, die beim Drucken des Briefs durch das Datum bzw. die Uhrzeit des nächsten Wartungsstermins ersetzt werden.

Den Text im Brief können wir über die Symbolleiste beliebig formatieren. Wir markieren den gesamten Text des Briefes und weisen Schriftart und Schriftgröße zu. Außerdem formatieren wir das Datum und die Uhrzeit mit der Schaltfläche (Tasten Strg+F) fett, damit der Leser diese wichtigen Informationen auf einen Blick erfassen kann.

Tipp: Heben Sie die wichtigsten Aussagen gerne hervor, aber übertreiben Sie mit der Formatierung nicht. Text mit zu vielen Formatierungen wird schnell unübersichtlich und kann unprofessionell wirken.

Schließlich tragen wir in Zeile 20 noch einen Betreff ein und formatieren diesen ebenfalls mit der Schaltfläche (Tasten Strg+F) fett.

Termin zur Wartung Ihrer Anlage

Fehlt noch das Datum. Hierzu setzen wir die Einfügemarke in Zeile 18. Dann öffnen wir das Fenster Tabulatoren mit der Schaltfläche Tabulatoren (Tasten Umsch+Strg+T). Hier fügen wir mit der Schaltfläche Hinzufügen einen neuen rechtsbündigen Tabulator bei 15,50⁠ ⁠cm ein.

Tabulatoren. Hier fügen wir einen benutzerdefinierten Tabulator in einen Absatz ein.

Wir bestätigen mit der Schaltfläche Ok und drücken einmal die Tabulatortaste auf der Tastatur. Hierdurch wird ein Tabulator eingefügt, der als langgezogener Pfeil dargestellt wird. Nun fügen wir nach diesem Tabulator eine Variable für das aktuelle Datum ein: <Sys.Date>.

Musterbrief. So sieht unser fertiger Musterbrief aus.

Wenn wir mit der Erstellung und Bearbeitung fertig sind, speichern wir den Musterbrief mit der Schaltfläche Speichern und schließen das Fenster mit der Schaltfläche Schließen.

Brief erstellen

Jetzt möchten wir einen Brief auf Basis unseres Musterbriefs erstellen und drucken. Hierfür wählen wir nun im Fenster Brief die Schaltfläche Neu. Anschließend fügen wir unseren Musterbrief ein. Dazu wählen wir Musterbriefe > Übernehmen. Dann markieren wir unseren eben erstellten Musterbrief mit dem Namen WARTUNG ANLAGE und bestätigen die Auswahl mit der Schaltfläche Ok. Der Text des Musterbriefs wird dadurch in unseren Brief eingefügt.

Als Nächstes füllen wir auch hier die Felder Name und Sicherheitsstufe aus. Das Feld Bezeichnung wurde bereits aus dem Musterbrief übernommen.

Brief als Serienbrief drucken

Nun möchten wir den Brief an alle Kunden versenden, bei welchen eine Wartung im nächsten Monat ansteht. Für diesen Zweck wählen wir nun Drucken > Serienbrief für Wartungsplan. Das Fenster Bereich auswählen wird geöffnet. In der Gruppe Sortierung wählen wir nun Termin:Beginn. Unter Bereich tragen wir in den Feldern Von und Bis den ersten und letzten Tag des kommenden Monats ein. Wenn wir die Adressen noch nach bestimmten Kriterien filtern wollten, könnten wir dies noch über die Eigenschaften tun. Zusätzlich könnten wir auf der Registerkarte Adressfilter nach bestimmten Ländern oder Postleitzahlen filtern. Wir belassen es aber dabei und bestätigen unsere Auswahl mit Starten. Daraufhin öffnet sich das Fenster Serienbrief drucken.

Hier wählen wir in der Gruppe Ausgabe die Einstellung Drucker. In der Gruppe Drucker wählen wir den gewünschten Drucker und in der Gruppe Einstellungen die passenden Einstellungen für den Druck. In der Gruppe Archivieren stellen wir noch ein, dass die Briefe im Archiv gespeichert werden. Hierfür können wir dann noch den Ordner und die Sicherheitsstufe wählen. Wir bestätigen mit der Schaltfläche Ok.

Nun wird nacheinander für jeden Termin im Wartungsplan, der im angegebenen Zeitraum liegt, ein Brief gedruckt. Anschrift und Anrede werden automatisch in den Brief eingetragen und die angegebenen Variablen werden durch ihren Wert ersetzt. Wenn wir ein Briefpapier hinterlegt haben, wird auch dieses mitgedruckt. Die Briefe müssen wir nun nur noch in Umschläge verpacken und versenden.

Gedruckter Brief. So sieht unser fertiger, auf Briefpapier gedruckter Brief beispielhaft für eine Adresse aus.

Tipp: Der Serienbrief bietet viele Möglichkeiten, nach Adressen zu filtern. Wenn Sie beispielsweise öfter an bestimmte, festgelegte Adressen Serienbriefe versenden möchten, können Sie auch unter Stammdaten > Adressen > Verteiler einen Verteiler mit diesen Adressen anlegen und dann einen Serienbrief an diesen Verteiler drucken.

Brief als Einzelbrief drucken

Der Brief in unserem Beispiel eignet sich nicht zum Drucken als Einzelbrief, da die darin verwendeten Variablen <WtWp.Date> und <WtWp.Time1> im Einzelbrief nicht aufgelöst werden können. Ein anderer Brief kann aber statt als Serienbrief auch als Einzelbrief für eine bestimmte Adresse oder einen bestimmten Ansprechpartner gedruckt werden. Dazu wählen wir Einfügen > Ansprechpartner und suchen den gewünschten Ansprechpartner heraus. Mit der Schaltfläche Auswählen werden Anschrift und Anrede dieses Ansprechpartners in unseren Brief übernommen.

Zum Drucken wählen wir Drucken > Einzelbrief. Das Fenster Report drucken wird geöffnet. Hier wählen wir in der Gruppe Ausgabe die Einstellung Drucker. In der Gruppe Drucker wählen wir den gewünschten Drucker und in der Gruppe Einstellungen die gewünschten Einstellungen für den Druck. Hier wählen wir wieder einen Drucker aus und bestätigen mit der Schaltfläche Ok. Der Brief wird gedruckt und außerdem in der Adresse unter Kommunikation > Briefe abgelegt.

Jetzt sind Sie dran

Überlegen Sie einmal, welche Briefe in Ihrem Unternehmen immer wieder neu formuliert werden, obwohl der Inhalt doch eigentlich der gleiche ist. Legen Sie hierfür Musterbriefe an. Das erleichtert nicht nur Ihnen und Ihren Kollegen die Arbeit, sondern kann aufgrund der Standardisierung und Konsistenz auch die Qualität Ihrer Briefe erhöhen.

Versenden Sie Briefe mit identischem Inhalt an mehrere Adressen und wählen dabei bisher jede Adresse einzeln manuell aus? Dann prüfen Sie doch einmal, welchen Serienbrief-Filter Sie stattdessen anwenden können. Auch damit sparen Sie viel Zeit! Probieren Sie einfach verschiedene Kombinationen aus und stellen Sie zum Testen die Ausgabe am Bildschirm oder als PDF ein.

Sie möchten diesen Artikel als PDF downloaden?
Dann klicken Sie bitte hier.